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Steuerkanzlei: Mandantenportal mit DATEV-Anbindung
13-Personen-Kanzlei reduziert Rückfragen zu Belegen um 70 % durch KI-gestütztes Mandantenportal.
Die Herausforderung
- •Mandanten schicken Belege als Foto-Wirrwarr via WhatsApp
- •Sachbearbeiter:innen verbringen 30–40 % Zeit mit Belegen klassifizieren und nachfragen
- •Vor jedem Quartal: Stress, weil 40 % der Mandanten unvollständig liefern
Die Lösung
- Mandanten-Portal mit Drag-and-Drop-Upload (Web + iOS/Android)
- KI klassifiziert Belege (Bewirtung, Tankquittung, Eingangsrechnung etc.)
- Pre-Check: Vollständigkeit, lesbare Beträge, MwSt.-Schlüssel plausibel
- Automatische Nachfragen an Mandanten bei Lücken — strukturiert, höflich
- Übergabe an DATEV mit korrekten Buchungsschlüsseln
Ergebnisse
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Rückfragen pro Mandant/Monat | 8–12 | 2–3 |
| Belegklassifikation manuell | 100 % | 12 % |
| Quartals-Stress (Skala 1–10) | 9 | 4 |
| Mandantenzufriedenheit | 3,8 / 5 | 4,7 / 5 |
Stack
Claude Sonnet 4.5 (Klassifikation)Azure OpenAI EUDATEV-Connect APINext.js PortalAuftragsverarbeitungsvertrag mit Subunternehmern
Was wir gelernt haben
- →DATEV-API ist eigenwillig — 30 % der Projektzeit ging in saubere Buchungslogik
- →Mandanten >60 Jahre brauchten ein 15-Min-Onboarding-Video, danach Akzeptanz hoch
- →Pre-Check-Texte mussten 4× umformuliert werden — KI war anfangs zu kühl/anwaltlich
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